Photo by Jukka Aalho on Unsplash 

美國前總統艾森豪說我有兩種事情要處理:緊急的和重要的。緊急的問題總是不重要,真正重要的卻從來不急。 

而他的時間管理方法,就稱為艾森豪矩陣:將事情分為四種,優先順序為:1. 緊急重要 2. 重要但不緊急 3. 緊急但不重要 4.不緊急也不重要。而區分重要和不重要的方式是,判斷這件事能不能幫助你達成目標。 

身為使用者研究員的目標,就是讓使用者為中心的思維更加深入設計產品的每個環節。乍看之下研究員的工作調查使用者的需求、行為、動機和期待,並且系統性的分析不過,我認為研究員組織中不可或缺的功能,是確保各部門對使用者需求有準確的「直覺」而直覺培養就是靠著廣納資訊。調研中的每個小細節,研究員自己熟知就好。畢竟設計師和工程師需要了解的事情很多,除了了解使用者,他們需要跟上新科技和技術、潮流趨勢和產業的變動。所以說,如何讓使用者研究的結果更容易吸收?這是任何大公司中的使用者研究團隊最重要的課題。 

許多時候,我們團隊的研究案是為了特定的專案量身打造。這些研究多數的下場就是變成一份很大的PPT檔案,躲在層層的資料夾中,幾乎只有直接參與專案的成員才有機會去了解。但是,這樣的研究方法在現在已經漸漸不敷使用。尤其當設計中心的人數越來越壯大,而思維越來越強調創新的迭代發展時,這些insight的長期累積和串聯就越來越重要。雖說這些串聯經常沒有急迫性,卻是有很大的重要性,讓我們對使用者的了解的一個一個點,串聯成一個面。 

就在這樣的背景之下,我們決定要嘗試新的溝通方式,研究結果能更有效地組織、包裝、和傳達給整個設計中心。一如研究員本色,我們發送了問卷給設計中心的大家,調查大家偏好的研究分享形式和有興趣的主題。研究員也四處打聽了一下設計師們平常關注的主題。我們發現podcast是大家最有興趣的溝通管道,但是電子報也是有很多支持者。喜歡podcast的人,比較傾向輕鬆地接收資訊,一面工作或是在零碎的時間吸收新知。而擁護電子報的人,比較偏向在一段時間內專注的吸收資訊。 

圖:研究分享問卷調查結果 

在經過內部討論之後,我們決定兩種方法都做:有簡短輕鬆的podcast,將研究結果的精華和以對話的方式帶給觀眾,也有文章以圖文的方式傳達出研究結果的細節,並穿插很多延伸閱讀的連結,讓想要的人可以深入閱讀。 

就在我一頭栽入podcast製作的過程後,發現了在錄製之前有許多要注意的事項: 

1.隱私權限 

一般的podcast在公開的平台上,任誰都可以收聽。但是給公司內部的internal podcast,就需要多一些防護。市面上有些專門幫企業製作對外或對內podcast的公司,可以幫企業製作podcast和傳播,例如Pacific Content, Mouth Media等。也有可以架設私人podcast的平台但內容音檔由公司自己上傳,PodBeanSimplecastStoryboardUstudioLibsynpro等。 

不過,也有一些企業內部podcast是架設在公開的平台上,如Hitachi的Hitachi VantaraAmerican AirlinesTell Me Why根據AA的說法是他們認為公司員工這麼多,反正遲早會流出,那乾脆就公開。 

而我們還是決定將權限限定在公司內部,利用公司已經有微軟企業版Microsoft 365內建的網站平台SharePoint,將文章放在我們自己的網站上,並且附上podcast的錄音檔。也會以電子報的方式公告podcast新的一集的發行,並且以超連結的方式連結音檔,讓大家可以直接從郵件的連結收聽。利用微軟365和公司的帳號串聯,確保我們的分享平台只有公司內部的人才可以進入。

2.內容設定 

個人對於podcast內容的長短和形式(獨白、對談、訪問、或團體等)的偏好,其實是非常主觀的。若是問一般人偏好的長短和形式(這句好像有點不OK),多數人的回其實只是在形容他最喜歡的podcast而已。對於一個podcast製作新手,其實無須太過在意。信多數會想做podcast的人,自己本身就是愛聽podcast的人,比起受到一個平常沒在聽podcast的人的意見影響,還不如相信自己的長年收聽的經驗,並找到自己的風格,因為你不可能滿足所有人。 

再來,一個podcast新手,對於自己會做出什麼樣的podcast還沒有任何的idea,有許多事情在這個階段不管怎麼規劃都只是空想先專注在準備材料、講稿、和找到自己適合的節目形式和錄音夥伴就好。只有在剪輯完你的第一集podcast,知道自己的基準點,才有辦法開始進行細節的調整Just do it! 

3.播出頻率 

除了各集的架構,也要思考整個節目的出版時間表。常見的podcast出版方式分成固定時間或是季度出版。固定時間出版的podcast通常有穩定的內容來源(如新聞podcast),或是節目的架構穩定(如每集說一個故事),而季度出版的podcast,有時是和作者的行程有關(如學生),或是用好幾集說一個完整的故事(如案件的系列報導)。因為我們的研究專案多是一陣一陣的,所以決定要以季度的方式出版,這樣較能配合研究案旺季和淡季的節奏。 

在這一集中提到了籌備公司內部podcast需要注意的事項,而在下集的文章中將會帶大家了解我們當時錄製和剪輯podcast時的辛酸血淚!~大家敬請期待~