2020年全球最大的活動莫過於COVID-19造成的在家遠距工作、遠距上課，許多國家一封城就超過一個月，讓人打掉重練過往習慣的生活方式。設計師一直以來常被視為SOHO的典範，只要有電腦、有溝通工作，靠著神奇腦袋把靈感化為圖像，就能過著有品味的工作生活。然而我們研究發現，許多設計師其實不習慣這波的工作模式。
設計流程通常包括：探索、發想、定義、試作、導入(或直接講4D流程)，這些項目在當代的設計工作室或公司，幾乎都是團隊作業，於是當政府或公司規定在家工作時，設計師就得開始在家腦力激盪、做設計、或與執行單位討論細節，也為了順利提案做動畫、直播展演…這一切聽起來十分不妙，因為為了高品質溝通，得花更多心力準備材料。感覺耳朵痛、眼睛酸、肩膀僵硬，難怪有些設計師不喜歡。
難道設計或創意工作就不適合遠距嗎？最近BBC上有一篇文章：The benefits isolation can have on your work. 裡面引用了2015年美國波士頓大學Jesse Shore與卡内基梅隆大學Anita Williams Wooley二位學者的研究，說明「獨自工作」其實對於解決問題是有幫助的，尤其是有創意或有想法的解決問題。只是操作方式要合適。
短暫、高強度的討論，最能兼具團隊效率產出與個人想法發揮
Shore教授在他2015年的實驗裡，做了一個巨大實驗，他找來816人、分成51組，每組有16人，請他們去破解一個線上版的偵探迷題。而這51組又分成二群，一群可以直接在小組的公開討論區上討論，小組內的每個人都能即時看到其他成員的分享；另一組沒有公開討論板，只能1對1私訊，如果組內一個成員想告訴全組某個訊息，他就得傳15封私訊。實驗結果發現，公開組在短時間內就蒐集了充足的資訊，而限制組則進度緩慢，然而在綜合討論與預測兇手時，公開組則是很快的進入共識、沒有深一層的發現與討論，而限制組則反而是每個人都發展出了自己的詮釋，進而產生多元的觀點與想法。
Shore教授接著又開始思考「何種節奏的溝通最有助於問題解決」，於是他又做了另一個實驗，找來了三組人玩「Travelling salesman」的遊戲，看哪一組能找到一條最短通過25個城市的路。三組人溝通的方式皆為線上：一組是即時溝通的、一組是間距時間長的定時溝通、最後一組則是完全不溝通，評分方式除了「小組表現」之外，同時也比較「組內最優秀成員的個人表現」，結果其實跟原先的實驗類似，能夠即時溝通的那組，平均表現良好、仍是跳過多元探索階段直接進入結論，而組內最優秀成員的個人表現則相較普通；較長時間定時溝通的那組，整組表現不錯(文章中沒寫哪一組最好)，且「組內最優秀成員的個人表現」也是三組中最好的。皆不溝通的那組，整組平均表現不好，因為裡面會出現很好以及很差的結果，組內最優秀成員的個人表現還算可以。Shore教授的解釋是通常團隊裡面較優秀的成員，也會兼具團隊方向引導者的角色，一旦互動頻繁，他就必須犧牲自己的心力與時間來管理團隊事務；而間距時間長的定時溝通，裡面引導者就不用花太多力氣去注意團隊資訊，能專心於自己想法的產出，於是就能有較好的結果。
而Wooley教授則是找來260位軟體工作者，把他們分成五組，參加一個十天的醫學演算法比賽，結果發現那些有「短爆性溝通」(Short bursts of communication, followed by longer periods of silence)的團隊，表現的比長時間且低強度溝通(less intense conversation stretched out over a long time)的團隊還好。因為會議或分享都會帶來干擾，而且短爆性溝通還能產生工作熱情，正所謂一鼓作氣，再而衰，三而竭。
換言之，在家工作其實就是一個遠離長時間低強度溝通的方式，且較常進行非公開的溝通，這種情境十分有益於發想創新概念、探討複雜主題，而且還能保有個人獨創想法發揮的空間。
線上會議適合習慣邊查資料邊討論的人
雖然沒有學者特別針對「線上會議」與「面對面會議」成效的評比，但近半年來的封城行動，讓幾乎所有會議都改成線上，也剛好藉由親身觀察發現到一些有趣的點。我們剛開始全面導入線上會議的時候，常會有喇叭反饋聲、旁人吵雜聲，或是自己對著螢幕說了半天才知道根本沒開擴音的狀況，結果常覺得線上會議溝通效果差、與會的人容易分心做自己的專案、要討論時總是必須呼喚某成員名字多次他才會出聲。但持續進行之後，大家都變得很有默契，一上線會先關麥克風，有些主持人也會適時的請與會人發言，然後大家很快就會回話，漸漸的線上會議的好處就被大家看到了：可以高品質錄音(回去仔細聽主事者的原意，不用擔心筆記抄錯，甚至分享給專案相關同仁聽)、可以很清楚地看簡報的每個細節與數字，如果有必要，也可以即時截圖，無需再拿手機翻拍或等簡報者寄出。
我曾參加過一場會議，讓我覺得還好是線上的。因為其中一位PM需要回答團隊開發人員許多市場上或技術上的問題，他分享了自己的電腦的畫面，依據大家的問題，即時使用google查詢了相關的資訊，也同時從電腦中開啟了許多相關文件給大家看。讓大家不僅只是聽他講，也從他即時分享的資訊中，進階詢問更深入的問題。過去面對面會議的時候，他可能必須接投影機、或是大家到他後面看畫面，一來畫面不清楚，二來在多人同在的空間，比較難進入自己的深入思考心流裡，難提出一些細膩、獨特或是在流程後端才會發生的問題，線上會議反而填補了這個缺失。
許多人應該都有類似的經驗：大家一起帶電腦來開會，後來因為其中一人電腦中有相關的資訊，就全部圍過來看他的螢幕了。因為是短時間又突發的分享，所以通常不會去接投影機。(Photo by Fox from Pexels)
簡單來說，設計前端只要搭配好「合適的線上討論模式」，在家工作也可以是非常有成效的工作型態。而後端量產製程，則最好還是能到工廠一趟才能現地現物找問題。
文章標題照片來源：Photo by Ivan Samkov from Pexels